Retningslinjer for innsyn i personopplysninger om elever

Retningslinjene skal gjennomgås med ansatte ved skolen hvert år ved skoleårets begynnelse. 

1. Eleven som registreres og hans/hennes foresatte skal vite hvilken behandling av personopplysninger som foretas av skolen (se § 18 i personopplysningsloven), og har normalt rett til å se hva skolen har av opplysninger om ham/henne.
2. Utover eleven selv, er det kun rektor, saksbehandler og /eller de ansatte som til vanlig arbeider med eleven, som har tilgang til elevmappen (både den digitale og den fysiske) og andre personopplysninger.
3. Dersom foreldre/foresatte har delt omsorg, har begge vanligvis rett til innsyn i sine barns dokumenter (jf personregisterloven § 18 om retten til innsyn). De kan også be om innsyn i dokumenter som skolen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse, men dette er ingen rettighet.
4. Den som ber om innsyn, må utforme en begjæring (henstilling) til rektor om hvilke dokumenter man ønsker innsyn i, og om man ønsker kopier av enkeltdokumenter. Ønskes kopier av enkeltdokumenter, skal disse overleveres personlig til den som ønsker kopiene eller de sendes som rekommandert post.
5. Dersom andre, for eksempel steforeldre, fosterforeldre, slektninger, media eller advokat, ber om innsyn i en elevmappe, skal det foreligge en skriftlig begjæring om innsyn. Begjæringen skal inneholde begrunnelse for behovet for innsyn og informasjon om hvilke typer opplysninger man ønsker innsyn i samt hvordan opplysningene skal behandles videre. Begjæringen skal forelegges elevens foresatte, som skal gi skriftlig samtykke dersom innsyn tillates.
6. Den saksansvarlige skal svare på henvendelsen om innsyn senest innen 30 dager. Er ikke dette mulig, skal den som henvender seg, ha et foreløpig begrunnet, skriftlig svar.
7. Skolen kan ikke kreve betaling (vederlag) for å etterkomme krav fra den registrerte eller hans/hennes foresatte.
8. Den saksansvarlige skal ved innhenting av opplysninger fra andre, som etter loven (for eksempel en dom) har krav på innsyn, på eget initiativ informere eleven og/eller elevens foresatte om at slike opplysninger vil bli innhentet, og informere om hvilke opplysninger som er innhentet (se § 20 i personopplysningsloven).
9. Dersom en forelder/foresatt ved dom er fratatt omsorg for barnet, har denne personen ikke rett til innsyn i elevmappen for sitt barn eller til andre opplysninger om barnet/eleven med mindre det er gitt skriftlig samtykke fra den forelder som har omsorgsretten. Se også pkt 3, over.
10. Som generell regel gjelder at personopplysninger ikke skal sendes på SMS, via e-post, formidles via læringsplattformer eller via andre pedagogiske, digitale systemer som benyttes av skolen.
11. Unntak fra retten til innsyn: Retten til innsyn omfatter ikke opplysninger som ansees å kunne være til skade for elevens helse og sikkerhet eller som kan skade forholdet til mennesker som står eleven nær. Unntaket fra innsynsretten gjelder også der det ved lov eller dom er pålagt en taushetsplikt. Som nevnt foran (pkt 3) har man heller ikke plikt til å gi innsyn i dokumenter som skolen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.